Gewachsene Software ist nicht per se ein Problem. Sie wird es dann, wenn neue Anforderungen nicht mehr abgebildet werden können, Integrationen scheitern oder Wartungskosten die Entwicklungskosten übersteigen. Wie erkennt man den richtigen Zeitpunkt für eine Ablösung?
Altsysteme entstehen nicht durch schlechte Entscheidungen. Sie entstehen durch gute Entscheidungen, die zu einem früheren Zeitpunkt getroffen wurden und seitdem nicht mehr angepasst wurden. Das ERP, das 2008 eingeführt wurde, war damals richtig. Das CRM, das auf einer Eigenentwicklung aus 2012 basiert, hat gute Dienste geleistet. Das Problem ist nicht die Vergangenheit – es ist die Lücke zwischen dem, was das System kann, und dem, was das Unternehmen heute braucht.
Der erste Indikator: Das System verhindert neue Geschäftsmodelle. Wenn eine neue Funktion, ein neuer Vertriebskanal oder eine neue Kundenkategorie technisch nicht abgebildet werden kann, ist das System eine Wachstumsbremse – unabhängig davon, wie gut es den Status quo abbildet.
Der zweite: Die Integrationskosten übersteigen die Produktivitätsgewinne. Wenn jede neue Schnittstelle zu einem externen System wochenlange Entwicklungsarbeit bedeutet, ist das Altsystem zum Hindernis geworden. Moderne Systeme kommunizieren über standardisierte APIs – ältere Systeme oft über proprietäre Protokolle, die jede Erweiterung teuer machen.
Der dritte, der am häufigsten unterschätzt wird: Wissen über das System ist personengebunden. Wenn nur eine oder zwei Personen verstehen, wie das System intern funktioniert, ist das ein systemisches Risiko – unabhängig von der technischen Qualität des Systems selbst.
Nicht jedes Altsystem muss ersetzt werden. Manchmal ist eine gezielte Erweiterung die bessere Lösung – günstiger, schneller, risikoärmer. Die Entscheidung hängt von drei Faktoren ab: der technischen Erweiterbarkeit des bestehenden Systems, der strategischen Relevanz der benötigten Funktionen und der Lebenserwartung der aktuellen Lösung.
Wenn das bestehende System technisch erweiterbar ist, die benötigten Funktionen keine fundamentale Architekturänderung erfordern und das System in drei bis fünf Jahren noch relevant sein wird – dann lohnt sich die Erweiterung. Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, ist eine schrittweise Ablösung die risikoärmere langfristige Entscheidung.
Der größte Fehler bei Systemmigrationen: alles auf einmal. Ein Greenfield-Ansatz, bei dem das alte System abgeschaltet und ein neues parallel aufgebaut wird, klingt sauber – und endet regelmäßig in Projekten, die drei Mal länger dauern als geplant und das Budget sprengen.
Der belastbarere Ansatz ist das Strangler-Fig-Pattern: Neue Funktionen werden im neuen System entwickelt. Alte Funktionen werden schrittweise migriert, sobald ihre Neuentwicklung geplant ist. Das alte System schrumpft organisch, bis es obsolet ist. Der laufende Betrieb wird nie unterbrochen – Nutzer merken die Migration nicht als Ereignis, sondern als kontinuierliche Verbesserung.
Bei der Modernisierung des Kundenportals des Ernst Röbke Verlags haben wir genau diesen Ansatz gewählt: Fax- und Telefonprozesse wurden nicht abgeschaltet, sondern durch digitale Alternativen ergänzt, die für Kunden attraktiver waren. Das Ergebnis: 80 % der Bestellungen liefen innerhalb kurzer Zeit digital – nicht weil der alte Kanal gesperrt wurde, sondern weil der neue besser war.
Wir analysieren Ihre bestehende Systemlandschaft, bewerten Ablöse- vs. Erweiterungsszenarien und entwickeln einen Migrationsplan, der den laufenden Betrieb nicht gefährdet.